6 Tipps für produktivere Besprechungen
Ein Meeting jagt das nächste, aber am Ende fehlen die Ergebnisse. Wir haben Wege gefunden, unsere Online Meetings effizienter zu gestalten.
Jour Fixe, Kick-Off, Brainstorming und Absprachen mit unseren Clients. Ein Meeting jagt das nächste, aber am Ende fehlen die Ergebnisse. Kennen Sie? Wir auch! Aber wir haben Wege gefunden, unsere Meetings – derzeit vor allem Online-Meetings – effizienter zu gestalten. Und Sie können das auch!
Step 1: Dos & Don’ts festlegen
Als Grundstein unserer Arbeits- und Meetingkultur haben wir Spielregeln vereinbart. Sie geben vor, wie wir Besprechungen planen, erfolgreich moderieren und wie wir miteinander reden wollen, um produktiver zu werden. Diese Regeln gilt es dann natürlich aktiv zu befolgen. Zugegeben: Das gelingt uns nicht immer. Aber wir können uns jetzt immer gegenseitig an die geltenden Spielregeln erinnern und unsere Meetingkultur so nachhaltig effizienter gestalten. Deshalb unser Tipp: Legen Sie Guidelines fest, die zu den Bedürfnissen, Herausforderungen und Werten Ihres Unternehmens passen. Sollen freitags keine Meetings stattfinden oder Termine nicht länger als 30 Minuten dauern? Diskutieren Sie intern, wie Ihre Meetings besser gestalten können. Schreiben Sie Ihre Ergebnisse auf, machen Sie das Dokument jedem zugänglich und dann: halten Sie sich dran!
Step 2: Eindeutige Titel wählen
Ein konkreter Besprechungstitel schafft Klarheit, worum es im Termin geht. Ein Beispiel: Sie erhalten eine Einladung zum Meeting mit dem Titel „Marketingmaßnahmen 2023“. Ziemlich unkonkret, oder? Lautet der Titel hingegen „Marketingmaßnahmen 2023 – Projekte, die wir dieses Jahr noch anstoßen müssen“, ist die Zielsetzung klar. Teilnehmer:innen können sich so besser auf den Termin vorbereiten oder ihre Teilnahme hinterfragen.
Step 3: Agenda & Ziele definieren
Ob virtuelles Meeting oder analoges Treffen: Eine Agenda fixiert, welche Themen behandelt werden. Sie bietet Struktur und sichert die Ergebnisse, die das Meeting erzielen soll. Ordnen Sie jedem Themenpunkt eine:n Verantwortliche:n zu, um Zuständigkeiten vorab zu klären und geben Sie die dafür angesetzte Zeit an. Setzen Sie bei längeren Meetings außerdem Pausen auf die Agenda – das gilt auch für Online Meetings!
Step 4: Rücksichtsvoll planen
Im Kalender begehrter Kolleginnen und Kollegen ein freies Zeitfenster zu finden, fühlt sich an wie Tetris Level 17. Nicht nur für die Veranstalter:innen, sondern vor allem für die ausgebuchten Kolleginnen und Kollegen. Quetschen Sie Meetings deshalb nicht in die letzte freie Kalenderlücke. Stress und Zuspätkommen sind sonst vorprogrammiert. Gönnen Sie Ihren Gästen besser einen 15-minütigen Puffer vor und nach einem Meeting für Raumwechsel, Biopausen und einen Blick ins Email-Postfach. Starten Sie Ihr eigenes Meeting pünktlich statt auf Nachzügler:innen zu warten und beenden Sie es im angegebenen Zeitrahmen, um Folgetermine nicht zu sprengen.
Step 5: Rollen verteilen
Bei .diff übernehmen unterschiedliche Rollen während eines Termins organisatorische und strukturelle Aufgaben wie das Protokollieren, Visualisieren oder Moderieren einer Sitzung. Zudem behalten Zeitwächter:innen den zeitlichen Ablauf im Blick und kontrollieren Prozesswächter:innen das methodische Vorgehen. Eine Person kann mehrere Rollen bekleiden. Ziehen Sie in Erwägung, Teilnehmer:innen explizit für diese Aufgaben und Methoden ins Meeting zu holen, anstatt die Rollen auf Teilnehmer:innen zu übertragen.
Step 6: Agile Methoden nutzen
Für uns sind agile Methoden mehr als ein New Work Buzzword. Sie helfen uns, einen anderen Blickwinkel zu erlangen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Ob Meetings im Stehen, eine auflockerende Einstiegsfrage als Ice Breaker zu Beginn oder Techniken, die unser Brainstorming effizienter gestalten – für jedes Meeting und jede Herausforderung gibt es passende Methoden.
Start? Klar!
Der erste Lockdown im März 2020 verfrachtet die meisten diffies ins Home Office. Interne Meetings, Kundentermine und kollaboratives Arbeiten finden seither problemlos online statt – digitalen Lösungen sei dank. Zusätzlich kündigten sich schon länger weitere Veränderungen an. Denn Projektanforderungen werden zunehmend komplexer und Kund*innen benötigen intensivere Betreuung und strategische Beratung. Schnell wird klar: Wir brauchen neue Strukturen und Prozesse, um remote effizient miteinander arbeiten zu können und den komplexen Anforderungen gerecht zu werden.